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業務には正解がありません。だからこそ、業務の標準化が必要になります。標準があるからこそ、改善や改革ができます。業務を標準化する際に、デジタル技術の利用が不可欠になってきました。生成AIの登場で、ますます技術の使い方が問われています。
わたしたちは業務を見直して、デジタル技術を有効に使うためのサポートを行っています。生成AIの利用、HPの構築、システム導入のサポートに加えて、PCの導入や、データバックアップなどのノウハウも提供しています。成果を上げるには、業務から見ていくこと、その上で合理的なデジタル技術の利用を考えていくアプローチが有効です。

１　生成AI導入のサポート

意外な感じもしますが、生成AIの導入が上手く行ってないケースが多く見られます。
効果的な生成AIの利用のためには、以下のプロセスが必要です。

(1) 生成AIの導入を決定
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(2) 業務フローから、導入領域を選定
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(3) 生成AIに有効な業務を決定
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(4) 生成AI用のデータファイルを作成
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(5) 生成AIを検証してデータを改善
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(6) 生成AIの利用と検証

こうしたプロセスを経て生成AIを導入します。
ここからが実質的なスタートです。
利用のされ方や成果を検証しながら、改善・改革を進めていきます。

２　HP構築のサポート

安定した安全なWebのプラットフォームが必要になります。そのためにはツールを厳選すること、シンプルな構成にすることが必要です。
調整可能な標準仕様のHPをご用意しました。

(1) 標準仕様のHPを導入
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(2) 公開する情報の選択と、HPの構成を検討
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(3) HPの更新と検証の仕組みの決定
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(4) アクセス記録の検証
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(5) HPの継続的な改善

HPは更新しながら、改善していくことが不可欠です。
Webの場合、アクセスなど各種記録が残ります。
それをどう分析し、対策を立てるかが大切になります。

３　システム構築のサポート

システムの要件定義を決めるのは、顧客側の責任です。しかし日本では、システム会社に丸投げしているような状況が見られます。システム側に業務についての責任はありません。導入する顧客側は業務とシステムについて、本気で取り組む必要があります。

(1) 業務の現状把握と見直し
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(2) 業務の見直し領域を決定
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(3) 領域業務の標準化を推進
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(4) 業務システムの導入を検討
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(5) 業務要件・システム要件の検討
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(6) 業務システムの構築
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(7) 業務システムの利用状況の検証と改善

システムには、必要のない機能や、使われない機能がたくさんあります。
同じシステムでも、利用の仕方で成果に大きな違いが生じます。
導入前に業務の標準化を進め、システムを業務に組み込んだ業務体系を作ることが成果を上げるためには不可欠です。
個々の組織で、これを行うのは簡単ではありません。
サポートの必要なケースが多々あります。

４　業務とデジタルのノウハウ提供

業務文書の作成について、あるいはPCを導入しようとする場合に、どうするのが合理的か、データのバックアップをどうしたらよいか。こうしたコンサル事例になる項目について、チャットボットで質問にお答えする形式をご用意いたします。
個々の質問に対して、コンサルタントに聞いていては、手間もかかりますしコストが高くて現実的ではありません。

たとえば以下のような疑問があったら、同僚や上司に聞いてみたり、Webで検索したり、生成AIを利用したりするはずです。専門家にも聞いてみたらいかがでしょう。

・PCが1人1台になっていない、コストがかかるので困っている…
・古いPCを使っている、Officeも使えない、そろそろ限界だ…
・PC画面が小さくて困っている、どうするのが一番よいか…
・Dropboxよりも便利なデータのバックアップ方法はないだろうか…
・低コストで、スマホとPCの連携が図れるNASのシステムを構築できないだろうか…
・文書の標準化をどうしたらよいのだろうか…
・効率的なメールの書き方にルールや標準形式はあるのだろうか…
・知的生産のために、普段からどう取り組むのが友好的だろうか…

専門的な人たちは、どう答えるのか、様々な質問を問いかけてみることができます。コンサルタントに聞くのに比べて、気楽で早くて、コストも安く済みます。