■はじめに
業務には正解がありません。だからこそ、業務の標準化が必要になります。標準があるからこそ、改善や改革ができます。業務を標準化する際に、デジタル技術の利用が不可欠になってきました。生成AIの登場で、ますます技術の使い方が問われています。
わたしたちは業務を見直して、デジタル技術を有効に使うためのサポートを行っています。生成AIの利用、HPの構築、システム導入のサポートに加えて、PCの導入や、データバックアップなどのノウハウも提供しています。成果を上げるには、業務から見ていくこと、その上で合理的なデジタル技術の利用を考えていくアプローチが有効です。
■主な導入事例
【事例 １】 Wordpressで「渋谷油絵教室」のサイト構築！わかりやすいサイトで人気の油絵教室になりました。
【事例 ２】 業務見直しで各種マニュアル整備を行い、「AIチャットボット」を導入！レベルの高い顧客対応を実現
■最近の投稿
- ▼知的生産の革命的な変化
頭の中に思い浮かんだことの中から、記録に残しておきたいものを選んで、それを文字に残したものが、メモです。いったん文字にして、思考を固定化していますから、それを発展したり、整理したり、変更したり…と、つまりは修正が効く存在になります。
こうして思い浮かんだメモを、もう一度見返して、修正して、記録しておくことが大切です。そうしておかないと、この世の中から消えてしまったように、思い出せなくなりかねません。大切なものほど、記憶が蘇らないものだと思っておいた方が安全です。
いつ使えるかわからないことでも、デジタル化してまとめておけば、検索がかけられます。埋もれるリスクが格段に減りました。メモしてパソコンに保存しておいたという記憶があれば、利用できます。知的生産が、デジタル化によって革命的に変化したのです。
- ▼「あなたは、どんな存在だと、人々から記憶されたいのか」
目的と目標は違うものです。目的には、価値観が入ります。「なぜそれをするのか」という問いに対する答えが、目的と言えるでしょう。個人も組織も社会的存在だからこそ、社会から承認される行動指針が必要です。それはいいねと、思ってもらえないと困ります。
とはいえ最初から、そんな話はできそうにありません。まずは仕事が継続できるように、おかしなことだけはしないようにして、収益を上げていきます。そこから始めて、段々、社会から承認されるように、その方向に向かっていく。それが自然な流れでしょう。
かつてピーター・ドラッカーが一番大切な質問をあげていました。「あなたは、どんな存在だと、人々から記憶されたいのか」というものです。今後の指針を考えるときに、役に立つ質問でしょう。あるべき姿を、どう描くのか、この質問がヒントになりそうです。
- ▼日本企業の今後に期待
日本がグローバル化したのは、そんなに昔のことではなさそうです。1987年にトヨタ自動車が北米進出してケンタッキー工場を作ります。その頃、アメリカの自動車市場で強かったのはＧＭとフォードでしたから、車を作った経験者はトヨタになど来てくれません。
日本での作業手順を導入し、アメリカ人従業員とのやり取りを通じて、業務マニュアルを整備していったようです。その結果、アメリカでも高品質の車が作れるようになりました。そのときの工場長が張富士夫さんです。1999年にトヨタ社長になっています。
2001年、トヨタウェイを策定。2004年頃には、世界２位のフォードにあと一歩のところまでに達しました。あのトヨタでも、グローバル化してから、まだ20数年とも言えます。可能性のある会社が、日本には、まだたくさんあるはずです。大いに期待しています。
- ▼構想力こそ大切
日本がものづくりで世界を席巻したことがありました。1980年代から90年代のことです。ピークを打ってから、だんだん本音が語られるようになりました。日本の電機メーカーの幹部が、アメリカの企業幹部から、穏やかに辛辣な指摘を受けた話があります。
日本のモノ作りは素晴らしいと思ったと…過去形での話です。部品まで圧倒的な作りこみで、これでは到底かなわない、お手上げ状態だと感じたということでした。ところが、一つの規格ができると、その中では本当に完璧だけど、そこから踏み出していない…と。
日本の構想力が思いのほか弱いことに気づいたとのことです。日本が圧倒的だった1985年に、アメリカではヤングレポートが出され、知的資産を重視する方向が示されました。構想力で勝負しようとしたのです。いまの日本で必要なのは構想力だろうと思います。
- ▼簡単に説明するトレーニング
仕事をしていると、難しい用語を使う人は、あまり咀嚼力がない人ではないかと感じることがあります。まれに、日常使っているような言葉で、妙にわかりやすい言い方で、最新理論を語ってしまう人に出会うと、この人は、すごい人、頭がいいなあと思うでしょう。
ビジネスで成功し続けた社長さんが、まさにそういう人でした。難しい言葉で説明しちゃいけないよ、もっとわかる言葉にならないと、それは本物じゃないからね…と。そんな言い方をしていました。本当にわかったなら、簡単な言葉にできるということです。
もっと高い品質を目ざそうという話があったとき、それを簡単に説明できないといけないね…とのこと。高い品質とは、どんなものか、どうやって達成するのか、簡潔に的確に、わかりやすく説明するのは、至難の業です。これがこの人のトレーニング方法でした。
- ▼生成AIの要約能力：過半数の人が負けた話
生成AIが要約文を作れるようになって、先日、調査した人がいました。各人に要約文を作ってもらったそうです。短文で簡潔な要約文が作れる人は、意外に少なかったということでした。問題は、生成AIとの比較です。どのくらいの人が、合格点をつけたでしょうか。
まだ正確な数字とは言えませんが、いささか驚く結果が出てきている様子です。時間をかけて要約を作った人たちの半分以上が、生成AIの作った要約文よりも劣っているのではないかという結果でした。明らかに生成AIよりも上の人は、１割程度とのこと。
問題はおそらく、要約の仕方を習っていないこと、さらに、そもそもの読解力に問題が生じているということなのでしょう。文章を読む量が少なすぎると、読解力はつきません。普段から活字をきっちり読まないと、生成AIを使いこなすことさえできなくなります。
- ▼思考の固定化：司馬遼太郎曰く「文章語にして語れ」
読み書くというのは、人間の基本的なスキルです。身につけていなくては社会活動に支障が出てくるものと言って間違いありません。人と人とのコミュニケーションのツールとして、言葉が不可欠なものです。なかでも、文章にすることには特別な意味があります。
文章にするということは、思考を固定化することです。書いたものは、時間がたっても変わりません。何度も同じものが読めます。大勢の人に、読んでもらうことも可能です。記述したときの、その人の思考が表に出されて、それが固定化されることになります。
このとき大切なのは、内容とその記述の形式です。記述されているからこそ、私たちは、その内容や形式を検証することができます。「文章語にして語れ」と作家の司馬遼太郎はかつて記していました。まさに、記述すること、文章語にすることが大切です。
- ▼意識的な分業
近代的な産業社会は分業を大切な方法としてきました。仕事をするときに、たった一人では限界がありますから、この分野はどの人たち、この分野はこの人たちと、分業が成立します。各分野でトレーニングを積めば、その人たちにはノウハウが蓄積されるはずです。
各分野ごとに、強みを持った領域を担当する人たち、あるいは集団ができてきます。強みを組み合わせるのですから、一人で全体をなすよりも有利なはずです。多くの場合、いまでも有利な点が多々あります。しかし必ず有利とは言えません。全体の統合が大切です。
ベルトコンベヤー方式よりも、セル方式の方が品質の良いものができることがあります。分業を進めるほど良くなっていくわけではありません。役割分担をどうしたらよいのか、ビジネスでは大切なポイントです。全体を把握して、意識的な分業が必要になります。
- ▼リーダーなら、本を読みましょう
日本では、活字離れが言われていますし、実際に本の出版点数も減っています。減り方はなだらかになっているようですが、増えてはいません。こうした出版の減少は、どうやら先進国では日本だけのようです。そう遠くないうちに反転するかもしれません。
欧米では、遅くとも2019年までには、出版点数の減少は解消されています。今後は、もう待ったなしの状況になっていますから、日本でも、リーダーを中心に、紙の本を読みだすはずです。そうでなくては困ります。読み書きは基本中の基本となる能力です。
生成AIがかなりのレベルの文章を作れるようになってきました。要約を作ることも出来ます。リーダーが、生成AIの作る要約よりも拙いものを作るようでは困ります。リーダーの基礎学力が問われるようになるのです。普段から本を読むのは、当然でしょう。
- ▼作業と目的
作業には、たぶん答があるのです。こうでなくてはいけないという、だいたいの決まりがあります。その水準を超えていれば、問題ありません。あとは早く量をこなせるかが問題です。これは創造するときの作用とは別の領域のものになります。
作業は創造ではありません。しかし、創造をするときに、必要なものになることがあります。創造するときの、その準備として、いくつかの作業が必要になることがあるということでしょう。だから、何のためにその作業がなされるのかが問題です。
もし目的が創造することにあるのなら、その目的を達成するために、どんな作業が必要なのでしょうか。本当に必要なものなのか、その見極めが大切です。私たちは意外なほど、ただ意味もなく作業をしていることがあります。どんな目的か、確認が必要です。
- ▼ビジネス文の基礎はマネジメントの理解
文章を書くのに苦労している人がいます。何を苦労するのでしょうか。聞いていると、たいていの場合、二つに収斂していきます。「何を書いたらよいのかわからない」と「どう書いたらよいのかわからない」。結局は、この二つになるのが普通です。
両者の関係は、どうでしょうか。まず、何を書こうとするのかが決まり、それをどう書こうかと考えていく順番のはずです。したがって、「何を書いたらよいのかわからない」ということを解決しないと、「どう書いたらよいのかわからない」が解決しません。
まずは、何を書くかが問題です。ビジネス人の場合、ビジネスのことを書くことになります。そのときに必要となる標準的な考え方を身につけなくてはなりません。ビジネスはマネジメントの観点から考えるのが標準です。マネジメントの理解が基礎になります。
- ▼無理なく守れる仕組みづくりが大切
組織で、共通の方法で何かをする場合、ルールを決めることになります。しかし、たいていの場合、ルールの提示で終わりです。本当に守れるものかを冷静に考えなくては、困ったことになります。無理なく守れる仕組みを作っておくことが大切です。
逆にいうと、仕組みがあって、それに沿っていけば、ひとりでにルールが守られていくような仕組みになっていれば、負担感が軽減されます。よい仕組みが作られるならば、作業効率は間違いなく上がります。こうした仕組みづくりが遅れがちなのです。
例えば、必要事項をすべて記述しないといけない場合、定型書類の項目をすべて埋めたなら、必要事項が満たされるフォーマットになっていれば、確認作業が楽です。電子化したものなら、機械的にチェックもしてくれます。こうした工夫の余地がありそうです。
- ▼本当に使えるのは、生成AIのどんな機能なのか
生成AIを使って、業務の効率化を図りたいというリーダーがたくさんいます。会社の幹部クラスになると、技術的なことが分からないけれども、これはただ事ではないという感覚を持つ人が少なくありません。そうした感覚は、しばしば当たってきたものです。
生成AIの利用はまちがいなく拡大するでしょう。どこかで私たちは、生成AIの恩恵にあずかることになるはずです。肉体的な作業が機械に置き換えられたように、知的な作業が生成AIに置き換えられます。この流れがいま起きていて、おそらく今後も続くはずです。
組織全体を見るべきリーダーは、何が確実に使えるのか、生成AIの得意技を見つけて、それを自分たちの業務に引き寄せて考える視点が必要になります。業務を効率化し、高度化するのに、本当に使える生成AIの機能は、どんなものなのか、その見極めが大切です。
- ▼飛び抜けた学者になった人の話
ある分野で飛び抜けた学者が、文科系でも理科系でも必ず、少数ながらいるものです。そして、いずれそうなるだろうという若手も、その分野の研究者のなかでは、たいてい知られています。若いうちから、同僚たちに一目を置かれる存在になっているのです。
そういう若手の学者についての話を聞いたことがあります。文科系の学問の場合、飛び抜けた先行の学者から学ぶのが基本のようです。直接と言うより、その学者の書いた基本書から学ぶことになります。そうやって学んだ側が、優れた学者になった話でした。
先生の名著を、繰り返し読んだそうです。ところが面白いことに、学んだ本と、その人の主張がかなり違うとのこと。思考は同じでも、その表れ方が大きく違いました。追いつこうとして読んでいるうち、かえって違う観点が思いついたようです。興味ある話でした。