■はじめに
業務には正解がありません。だからこそ、業務の標準化が必要になります。標準があるからこそ、改善や改革ができます。業務を標準化する際に、デジタル技術の利用が不可欠になってきました。生成AIの登場で、ますます技術の使い方が問われています。
わたしたちは業務を見直して、デジタル技術を有効に使うためのサポートを行っています。生成AIの利用、HPの構築、システム導入のサポートに加えて、PCの導入や、データバックアップなどのノウハウも提供しています。成果を上げるには、業務から見ていくこと、その上で合理的なデジタル技術の利用を考えていくアプローチが有効です。
■主な導入事例
【事例 １】 Wordpressで「渋谷油絵教室」のサイト構築！わかりやすいサイトで人気の油絵教室になりました。
【事例 ２】 業務見直しで各種マニュアル整備を行い、「AIチャットボット」を導入！レベルの高い顧客対応を実現
■最近の投稿
- ▼作業と目的
作業には、たぶん答があるのです。こうでなくてはいけないという、だいたいの決まりがあります。その水準を超えていれば、問題ありません。あとは早く量をこなせるかが問題です。これは創造するときの作用とは別の領域のものになります。
作業は創造ではありません。しかし、創造をするときに、必要なものになることがあります。創造するときの、その準備として、いくつかの作業が必要になることがあるということでしょう。だから、何のためにその作業がなされるのかが問題です。
もし目的が創造することにあるのなら、その目的を達成するために、どんな作業が必要なのでしょうか。本当に必要なものなのか、その見極めが大切です。私たちは意外なほど、ただ意味もなく作業をしていることがあります。どんな目的か、確認が必要です。
- ▼ビジネス文の基礎はマネジメントの理解
文章を書くのに苦労している人がいます。何を苦労するのでしょうか。聞いていると、たいていの場合、二つに収斂していきます。「何を書いたらよいのかわからない」と「どう書いたらよいのかわからない」。結局は、この二つになるのが普通です。
両者の関係は、どうでしょうか。まず、何を書こうとするのかが決まり、それをどう書こうかと考えていく順番のはずです。したがって、「何を書いたらよいのかわからない」ということを解決しないと、「どう書いたらよいのかわからない」が解決しません。
まずは、何を書くかが問題です。ビジネス人の場合、ビジネスのことを書くことになります。そのときに必要となる標準的な考え方を身につけなくてはなりません。ビジネスはマネジメントの観点から考えるのが標準です。マネジメントの理解が基礎になります。
- ▼無理なく守れる仕組みづくりが大切
組織で、共通の方法で何かをする場合、ルールを決めることになります。しかし、たいていの場合、ルールの提示で終わりです。本当に守れるものかを冷静に考えなくては、困ったことになります。無理なく守れる仕組みを作っておくことが大切です。
逆にいうと、仕組みがあって、それに沿っていけば、ひとりでにルールが守られていくような仕組みになっていれば、負担感が軽減されます。よい仕組みが作られるならば、作業効率は間違いなく上がります。こうした仕組みづくりが遅れがちなのです。
例えば、必要事項をすべて記述しないといけない場合、定型書類の項目をすべて埋めたなら、必要事項が満たされるフォーマットになっていれば、確認作業が楽です。電子化したものなら、機械的にチェックもしてくれます。こうした工夫の余地がありそうです。
- ▼本当に使えるのは、生成AIのどんな機能なのか
生成AIを使って、業務の効率化を図りたいというリーダーがたくさんいます。会社の幹部クラスになると、技術的なことが分からないけれども、これはただ事ではないという感覚を持つ人が少なくありません。そうした感覚は、しばしば当たってきたものです。
生成AIの利用はまちがいなく拡大するでしょう。どこかで私たちは、生成AIの恩恵にあずかることになるはずです。肉体的な作業が機械に置き換えられたように、知的な作業が生成AIに置き換えられます。この流れがいま起きていて、おそらく今後も続くはずです。
組織全体を見るべきリーダーは、何が確実に使えるのか、生成AIの得意技を見つけて、それを自分たちの業務に引き寄せて考える視点が必要になります。業務を効率化し、高度化するのに、本当に使える生成AIの機能は、どんなものなのか、その見極めが大切です。
- ▼飛び抜けた学者になった人の話
ある分野で飛び抜けた学者が、文科系でも理科系でも必ず、少数ながらいるものです。そして、いずれそうなるだろうという若手も、その分野の研究者のなかでは、たいてい知られています。若いうちから、同僚たちに一目を置かれる存在になっているのです。
そういう若手の学者についての話を聞いたことがあります。文科系の学問の場合、飛び抜けた先行の学者から学ぶのが基本のようです。直接と言うより、その学者の書いた基本書から学ぶことになります。そうやって学んだ側が、優れた学者になった話でした。
先生の名著を、繰り返し読んだそうです。ところが面白いことに、学んだ本と、その人の主張がかなり違うとのこと。思考は同じでも、その表れ方が大きく違いました。追いつこうとして読んでいるうち、かえって違う観点が思いついたようです。興味ある話でした。
- ▼ビジネス人の勉強方法
若い時の勉強の仕方というのは、なぜかコツコツというのをよしとしていた気がします。毎日、学校から帰ると、少しずつ参考書の勉強を続けて、何か月かかけて、一冊の定番の本をマスターしましたといった話がありました。それは素晴らしいことかもしれません。
しかしビジネス人が、同様の勉強方法をとるべきでしょうか。そもそも定番の本がない場合もあるでしょう。そのほうが多いかもしれません。そうなると、コツコツ勉強する前に、その本が学ぶべき価値を持つかどうか、カンでも何でも判定しなくてはなりません。
学ぶべきだと思ったら、一気に読みあげることが必要になります。休みの日に、一日仕事のつもりで、数百ページの本を読み終えるのです。全体を見て本を再評価してから、学び直すのが実践的でしょう。ビジネス人が勉強しようとしたら、こうならざるを得ません。
- ▼業務改革の王道
入社３年目の若者が、業務改革の担当になりました。自ら望んでのことではありません。なり手がないので、一番の若手に押し付けたようです。最初に何をしたらよいのかさえ分かっていません。相談に来ました。まず必要なデータ項目を確認するように言いました。
業務の水準を測定するために、どんなデータが使えるのか、その確認が必要です。３ヶ月かけて必要項目をピックアップしたと、また若者がやってきました。会社が上場する準備を進めています、どうすればよいかわかりません…と。業績の測定方法が必要です。
標準的な測定方法がありますから、データがそろっていれば、簡単な数式が導き出されます。どこから手をつければ効果が大きいかも、数式自体が教えてくれました。あれから数か月で、明らかな効果が出ています。次は何か？ 組織の仕組みを変えることです。
- ▼必須となった生成ＡＩの技術
いまや生成ＡＩを上手に利用する価値がある分野がいくつか出てきました。音声を文章にすることは、今までなかなかうまくいかずにいましたが、現在では合格点と言ってよいレベルになっています。処理は迅速で、記述されたものを見ると驚くはずです。
一定以上の長さになったものを、要約するように指定すると、これまた驚くべき速さで、要約ができます。問題ないレベルです。かつて人の能力を「２：６：２」と分類することがありましたが、少なくとも下位２割の苦手な人よりも上のレベルだろうと思います。
これですべてが解決するわけではありません。しかし音声を文章にするなどの作業を、機械的に正確に行ってくれるのなら、仕事が効率化できます。生成ＡＩ技術の中で安定的な水準にあるものを、業務の中にうまく取り入れていくことが必須のことになるのです。
- ▼要素の分析と相乗効果
いくつかの病気を調査した結果、適量のコーヒーを飲む人の発症が少ないという報告がいくつか出されているようです。たとえば１日２－３杯のコーヒーを飲むと、糖尿病の発症率が低くなるとのこと。血糖値がやや高めの人が、意識的にコーヒーを飲んでいました。
薬よりも通常の摂取に近いものですから、自然な感じがします。もしコーヒーの成分を分析して、その成分の中から効果をもたらす物質が見つかったなら、それは薬になるのでしょう。しかし特定の物質が見つかっていないとのこと。不思議な飲み物です。
漢方薬も、そんなところがあるようです。特定の物質が効果を上げるというより、相乗効果があるのでしょう。要素を分析しても、目的にたどり着けないことがあるようです。この場合、細分化しても、分からないということになります。組合せが大切なのです。
- ▼仕事の役割とプロジェクトの発想
仕事を定義しようとして、様々な役割をピックアップしていた人たちがいました。この人たちが、どうもしっくりこないと言い出して、相談にいらっしゃったことがあります。各人の役割を規定しても、なんだか仕事が把握できないという感覚があったようです。
役割分担という言い方があります。それは言葉では、その通りですが、役割が重なることがめずらしくありません。立場が違っても同じ方向を見ていく必要がありますから、微妙な重なり合いとも言えます。しかし、それを厳格に定義しようとするとズレるのです。
まず現在の仕事をプロジェクトとして捉えたらいかがでしょうか。プロジェクトの進捗にどう関与するのか…と考えたほうが実態に合うはずです。仕事はある種のプロセスをたどります。プロジェクトの発想なしに役職やその役割を考えるのは、無理があるでしょう。
- ▼コペルニクス的転換
コペルニクスという人がいました。地動説を唱えた人だということをお聞きになったことでしょう。コペルニクス的転換という言い方があります。あるとき、いままでの感覚ががらりと変わることがあった場合、こんな言い方になるのでしょう。
このコペルニクス的転換というのが、なかなか身にしみてわかりませんでした。しかし仕事をこなしていくと、あっと気づくことがあります。ものごとを素直に見たまま観察すべし、私心を入れずに、客観的に見ていくことだと。そんな考えがあるでしょう。
ところが客観的に見たはずのものが違う場合があるのです。太陽が動くのは確かなはずでした。しかし実際には地球が動いていて、その結果、太陽が動くように見えたのです。同じように、他者の立場で自分を見ると、自己評価が転換します。ある種のショックです。
- ▼「要素」×「構造」⇒「機能」という図式
何かを分析し、創造しようとするとき、いくつかのアプローチがあります。畑村洋太郎著『創造学のすすめ』では、「要素」×「構造」⇒「機能」という図式で考えることを提唱していました。これは伝統的な方法、かつての標準的な方法と言ってよいでしょう。
モノの要素を細分化していくと、直観的に「わかった！」となることがあります。分けることが、分かることだという発想です。こうやって不可欠な要素が分析されたなら、それをどう組み立てているのかが問題になります。要素を組立てる構造を見ていくのです。
要素と構造から、どんなモノができたのでしょうか。その問いの答えが、機能ということです。どんな役割を果たすのか、それが目的にかなっているのか。こういう発想でモノを見ていこうということです。この典型的なアプローチは、今でも使えます。
- ▼成果と独創
まっさらなところに新しい秩序を作って、これまでにないことをするというのは、そう簡単なことではありません。実際には、まっさらな領域に、他のところから持ってきた秩序を変形させて、原理は同じでも、従来とは違う方式で行うというのが一般的です。
歴史的に見ると、画期的に見える革命的な変化も、かつてあったものの変形、あるいは再構成というべきものだといわれます。当然ながら、変形し、再構成する人は、かつて存在したものをそのままなぞるわけではありません。それは逆に難しいでしょう。
意図した変形や再構成の中に、知らないうちに意図せざるものが入り込みます。結果として、そうなるということです。大切なのは、独創的であろうとするよりも、成果を上げようとすることでしょう。そして成果の上がるものなら、独創的な要素が評価されます。
- ▼知識やスキル習得のためのアプローチ
目的をもって迅速に習得する知識は、どうしても必要なものですから、効率的な習得に価値が置かれます。これは具体的な活用に結びついたものです。無駄を少なくしないといけません。この場合、他にない独自の知識の習得には、まずならないでしょう。
一方、自分の好みに合わせて、興味のある分野を調べたり、自分で考えたりするうちに、その分野の専門家になってしまうことがあります。自分の仕事に活かそうという目的を持って勉強するのとは、また別の、ある種の贅沢なアプローチもあるでしょう。
好きに選んだものでも、高レベルなら通用します。新しいことをする場合、従来と違うコンセプトや、アプローチが必要です。高レベルのものなら、知らないうちに、こうしたものが入り込みます。何が必要か予測できませんから、好きなことをやるのも大切です。